Documentos de um Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) Por incrível que pareça ainda vemos alguns profissionais atuando na área da Qualidade e ainda se confundindo com o que são documentos e como se dividem num Sistema de Gestão da Qualidade. Basicamente temos os documentos divididos conforme a figura abaixo onde o Manual da Qualidade está no topo da pirâmide, depois temos os procedimentos exigidos pela norma NBR ISO (procedimentos normativos), em seguida os procedimentos gerais onde teremos os procedimentos, as Instruções de Trabalho, etc. e por fim os registros.












Primeiro questionamento, os registros são documentos? Claro que são e por isso também são devidamente controlados. E qual é a diferença entre um procedimento e um registro? O procedimento demonstra o que fazer, como fazer, quando fazer, etc., é voltado para o futuro. O registro é um documento que evidencia o que foi feito. É a prova de que o procedimento foi cumprido. É focado no que já ocorreu, uma prova do que já aconteceu. Peguemos a NBR ISO 9000, “Fundamentos e Vocabulário” para ajudarmos nestes conceitos: Requisito 2.7.2: Tipos de Documentos usados em SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) ... e) documentos que fornecem informações sobre como realizar atividades e processos de forma consistente: tais documentos podem incluir procedimentos, instruções de trabalho, desenhos; f) documentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou de resultados alcançados; tais documentos são referidos como registros. Sugestão: Os procedimentos normativos, nós podemos chamá-los de PN’s e sempre atrelados ao processo da Qualidade: PN-QUAL-001/02, “Emissão e Controle de Documentos”, significando que o PN 001 é de responsabilidade do processo “Qualidade” e está na revisão 02. Cuida da emissão e controle de todos os documentos do SGQ. PQ-SUP-002/04, “Processos Terceirizados”, significa que temos um procedimento ao nível de processo e sob responsabilidade do processo “Suprimentos”, estando na revisão 04. Cuida da terceirização de processos (subcontratação). IT-SUP-004/05, “Processos Terceirizados”, é uma Instrução de Trabalho que apresenta o procedimento acima (PQ-SUP-002/04) detalhado ao nível de tarefas (ex: apresentando como anexos as fichas de inspeção de recebimento desses processos terceirizados). Desta maneira apresentamos os processos donos de cada documento, temos as suas identificações, diferenciamos documentos ao nível de processos (PQ, procedimentos da qualidade) e ao nível de tarefas (IT, Instruções de Trabalho).