e-mail

Costumo muito usar o e-mail para difundir conceitos, passar a minha experiência e conhecimentos, enfim alcançar o máximo de pessoas ao mesmo tempo. Até me apelidaram de escriba. Como profissional da Qualidade muitas vezes preciso ensinar caminhos para a melhoria contínua dos processos e organizações, preciso ajudar na mudança da cultura, de fazer os profissionais melhores e o e-mail ajuda muito.
Contudo o e-mail também pode se tornar um inimigo da Qualidade quando começa a se tornar um meio de comunicação para resolver problemas. Alguém inicia a língua de e-mails levantando um problema, outro entra dando a sua opinião, outro reclama de mais algo, outro pede para acrescentar mais e copia mais outros que também aumentam o assunto. Quando percebemos nem sabemos mais qual o assuto principal, perdemos o foco.
Pior, começamos no e-mail a definir ações, responsáveis, identificar causas, levando um imenso tempo perdido entre cada envio e resposta entre e-mails. E o cliente ou atingido pelo problema aguardando uma solução. O e-mail não é ferramenta para solução de problemas, apenas para comunicação, passagem de informações, levantamento de probemas, registros para evidenciar algo, etc.
Quando na sua organização um e-mail for e voltar na sua caixa de mensagens mais de 2 vezes sem um objetivo definido imediatamente convoque ua reunião com todos os envolvidos e, aí sim, frente a frente, identifique o evento, objetivo, causas e plano de ações (quem, como, quando). Faça a Ata da Reunião e aí volte ao e-mail para divulgação da Ata, ou seja 3 e-mails no máximo e não 10 como eu já vi.
Não esqueça que o processo de comuicação mais eficaz exige que se tenha certeza do entendimento da mensagem enviada e no e-mail não sabemos se o colega entendeu realmente o que queremos, imaginem para identificar causas e planos de ações...

Pirâmide de Moslow

Gosto muito de usar a pirâmide de Moslow para identificar em que fase eu estou na vida, seja pessoal ou profissional. Também ajuda a entender porque os meus colegas ou membros da minha equipe se comportam de certas maneiras.  Costumamos viajar por todos os patamares da pirâmide ou por alguns deles e não só estamos num em particular, dependendo do nosso dia a dia. Mas um deles, pela nossa experiência de vida é o mais importante.  Entre a base chamada fisiologia e que é fundamental para a nossa existência e a realização pessoal está toda a nossa vida até o momento. Em algum momento precisamos de segurança num acidente, precisamos buscar um emprego, tivemos que cuidar do corpo, isto mesmo estando já no topo da pirâmide. Tivemos de voltar lá embaixo, nos lembrarmos de que somos frágeis.

Temos uma família maravilhosa, mas não temos respeito no trabalho, não somos reconhecidos pelo grupo. Somos seres grupais, precisamos viver em comunidade, sermos reconhecidos, gostamos de receber elogios. Logo ao chegarmos ao patamar da Estima estamos nos sentindo úteis para a comunidade. Tanto este patamar como o do Amor/Relacionamento estão muito interligados e influenciam um ao outro. Se estivermos felizes em casa transmitimos isto na comunidade e vice-versa, pelo menos na maioria das vezes. É nestes dois patamares que devemos estar na fase atual de desenvolvimento da nossa sociedade. Claro que ás vezes voltando aos patamares anteriores dependendo do momento. Se sofrermos um acidente numa estrada, no meio do nada, teremos os patamares de Segurança e Fisiologia altamente priorizados, lá vamos querer saber dos outros.

Como você se vê? Onde você está na maioria dos seus dias? O que você faz para galgar um patamar e subir na pirâmide? E se é um líder, sabe identificar onde os membros da sua equipe se encontram e o que precisam para subir na pirâmide e ajudar o time a subir também?

Toda a minha experiência de vida pessoal e profissional me colocam no topo da pirâmide. Claro que não sou demagogo em dizer que não quero um emprego e salário bons (Segurança), que não quero amar a minha esposa e manter a nossa intimidade, que não quero ser reconhecido pelo que faço, mas a vida tem me ensinado a escalar os patamares e a querer ajudar os outros a me acompanharem. A moralidade, a ética, o entender o que me cerca, a aceitação de que estou aqui para seguir um plano que eu mesmo determinei ao vir para este mundo, o entender o outro como um semelhante com os mesmos defeitos e qualidade do que eu. Não é mais nenhum dos pilares abaixo da Realização Pessoal que me faz sair dele a não ser por momentos de necessidade. Este topo da pirâmide já é o meu patamar e quero que todos os meus me alcancem para entenderem o que é ser completo... A idade, a experiência de vida em guerra, amor, ódio, vingança, soberba, doenças dando alerta que você está precisando mudar, companheirismo, tudo isto nos ajuda a mudarmos e evoluirmos.  Reflita e tente se achar na pirâmide... Crie um plano para galgar os patamares e chegar ao topo onde todos deveríamos estar se soubéssemos identificar nossos pontos fracos e os trabalhássemos...

Importância do Planejamento

Importância do Planejamento

Temos percebido inúmeros produtos tendo de passar por “recalls” porque houve problemas no projeto, alguém se esqueceu de identificar algum risco e criar uma ação preventiva (mitigação) para aquilo. Precisávamos lançar aquele produto no mercado para vencer a concorrência e precisávamos ser velozes. Adiantou? O que ganhamos de rapidez nós perdemos em dinheiro e, pior, comprometemos a imagem do produto e da empresa diante do cliente final. Isto não vale só para produtos propriamente ditos e sim com processos, com mudanças na nossa organização, projetos em geral, etc. O que fazer? Investir mais no planejamento inicial, ali é hora de gastar dinheiro, tempo, esforço. Vamos entender melhor olhando a figura abaixo.

 Fig.01 – Ciclo de vida do produto X investimento

Todo o produto, seja produto, processo, mudanças organizações, etc., tem 4 fases que começam na introdução, crescimento, maturidade e declínio. Se investirmos pesado na introdução os custos serão menores em questão a perdas do que se tivermos problemas com o produto na sua fase de maturidade. O prejuízo será grande se tivermos de fazer mudanças nesta fase. Quando está na fase de declínio, pior ainda, prejuízo maior, estaremos gastando já sem retorno merecido.

Então o que fazer? Vamos parar de fazer as coisas às pressas principalmente na hora do início do produto, ou seja, no projeto. É no projeto, antes da introdução do produto, que devemos trabalhar mais, em grupo, envolvendo a área de suprimentos para que alerte sobre os “lead times” dos fornecedores, preços, etc. Envolvendo a Qualidade para que defina os testes necessários do protótipo, riscos do produto, ações mitigadoras, etc. Envolvendo a Produção para que se programe para fabricar o protótipo e depois os lotes piloto e lotes de série. Mas o projeto não se aplica só a um produto propriamente dito. Projeto é todo o conjunto de tarefas para obter um resultado com um início e um fim determinados. Vejam na figura abaixo as fases de um projeto.

 

Através de ferramentas de gestão de projetos como o PMBOK, “Project, Management Body of Knowledge” do PMI, “Project Management Institute” pode se criar um projeto com plano de comunicação reforçando as interfaces dos processos, plano de riscos, cronograma, etc. Isto torna o projeto mais seguro, sem, no entanto, prejudicar a sua velocidade. Melhor, teremos o histórico do projeto com lições aprendidas, “lessons learned” que ajudarão outros projetos. Tudo isto para dizer que devemos “perder” tempo e esforço no início, no planejamento. Ali podemos gastar mais para que tenhamos um produto sustentável, forte no mercado. Isto, reforço, vale para qualquer coisa que estejamos pensando em criar, até mudanças na nossa organização. Queremos sucesso? Façamos um planejamento adequado, identificando todas as possibilidades de haver problemas (riscos), envolvamos todos os processos e profissionais chave. Em grandes empresas e projetos usam-se ferramentas avançadas como DFMEA, PFMEA, FTA, etc. Mas o foco deverá ser um Planejamento adequado, sem pressa. Na figura acima vemos que as despesas maiores num projeto costumam ser na execução do projeto e devemos entender que deveríamos gastar mais na fase de iniciação e do planejamento para que os erros sejam minimizados logo no início tornando mais barato o projeto. Depois que o protótipo foi feito levantamos o problema de uma peça que necessita mudar o material, já pensaram os transtornos com novo fornecimento, novos testes? Vamos pensar nisto antes de começarmos a criar desenfreadamente alguma coisa?

Carlos Filipe dos Santos Lagarinhos

Engro. Industrial Mecânico, Auditor

(11)996512289