Costumo muito usar o e-mail para difundir conceitos, passar a minha experiência e conhecimentos, enfim alcançar o máximo de pessoas ao mesmo tempo. Até me apelidaram de escriba. Como profissional da Qualidade muitas vezes preciso ensinar caminhos para a melhoria contínua dos processos e organizações, preciso ajudar na mudança da cultura, de fazer os profissionais melhores e o e-mail ajuda muito.
Contudo o e-mail também pode se tornar um inimigo da Qualidade quando começa a se tornar um meio de comunicação para resolver problemas. Alguém inicia a língua de e-mails levantando um problema, outro entra dando a sua opinião, outro reclama de mais algo, outro pede para acrescentar mais e copia mais outros que também aumentam o assunto. Quando percebemos nem sabemos mais qual o assuto principal, perdemos o foco.
Pior, começamos no e-mail a definir ações, responsáveis, identificar causas, levando um imenso tempo perdido entre cada envio e resposta entre e-mails. E o cliente ou atingido pelo problema aguardando uma solução. O e-mail não é ferramenta para solução de problemas, apenas para comunicação, passagem de informações, levantamento de probemas, registros para evidenciar algo, etc.
Quando na sua organização um e-mail for e voltar na sua caixa de mensagens mais de 2 vezes sem um objetivo definido imediatamente convoque ua reunião com todos os envolvidos e, aí sim, frente a frente, identifique o evento, objetivo, causas e plano de ações (quem, como, quando). Faça a Ata da Reunião e aí volte ao e-mail para divulgação da Ata, ou seja 3 e-mails no máximo e não 10 como eu já vi.
Não esqueça que o processo de comuicação mais eficaz exige que se tenha certeza do entendimento da mensagem enviada e no e-mail não sabemos se o colega entendeu realmente o que queremos, imaginem para identificar causas e planos de ações...
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